Spracovanie osobných údajov tretích strán

Občianske združenie Aj Ty v IT, so sídlom Ilkovičova 6276, 842 16 Bratislava, IČO: 42 352 657 sa v zmysle nariadenia Európskeho parlamentu a Rady (EÚ) 2016/679 o ochrane osobných údajov (ďalej len, „GDPR“) a zákona č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov považuje za prevádzkovateľa. Vaša spoločnosť má záujem pre Aj Ty v IT zabezpečovať organizovanie školení, prednášok, workshopov a iných podujatí (ďalej len „vzdelávacie podujatia“) a poskytovať s tým súvisiace služby. Z uvedeného dôvodu bude Aj Ty v IT musieť v prípade nadviazania spolupráce s Vašou spoločnosťou poskytnúť osobné údaje dotknutých osôb zúčastnených alebo inak participujúcich na takýchto vzdelávacích podujatiach, prípadne Vás poveriť na získanie takýchto osobných údajov priamo od dotknutých osôb – práve uvedené Vás v zmysle GDPR stavia do pozície sprostredkovateľa.

Aj Ty v IT môže spolupracovať len s takými sprostredkovateľmi, ktorí poskytujú dostatočné záruky na to, že prijali primerané organizačné a technické opatrenia na bezpečné spracúvanie osobných údajov, čím zároveň zabezpečia riadnu ochranu osobných údajov dotknutých osôb. Odoslaním formulára a zaškrtnutím políčka nad/pod týmto textom (formou opt-in) sa v mene Vašej spoločnosti zaväzujete a zároveň vyhlasujete, že:

  • bez predchádzajúceho súhlasu Aj Ty v IT Vaša spoločnosť do spracúvania osobných údajov nezapojí tretí subjekt;
  • osobné údaje bude Vaša spoločnosť spracúvať iba podľa pokynov Aj Ty v IT. V prípade, že Aj Ty v IT Vašej spoločnosti neudelí osobitné pokyny, tak máte v súvislosti s osobnými údajmi nasledovné oprávnenia: (i) zaznamenávať, usporadúvať, preskupovať, kombinovať, prehliadať, premiestňovať, uchovávať, využívať, poskytovať prenosom, šíriť, kopírovať a likvidovať osobné údaje, (ii) kontrolovať pravdivosť osobných údajov, (iii) uchovávať osobné údaje po dobu trvania tejto dohody, (iv) na účel propagácie podujatia zverejňovať fotografie a videá vyhotovené na podujatiach – avšak len za podmienky, že na takéto spracúvanie bol udelený súhlas dotknutej osoby alebo existuje iný právny základ podľa GDPR;
  • neprenesiete osobné údaje do tretej krajiny alebo medzinárodnej organizácie, ktorá nezaručuje primeranú úroveň ochrany osobných údajov;
  • zabezpečíte, aby osoby, ktoré sú vo Vašej spoločnosti poverené spracúvaním osobných údajov, sa zaviazali k zachovaniu dôvernosti informácií, alebo aby boli zaviazané vhodnou povinnosťou zachovávať dôvernosť informácií;
  • vykonáte všetky opatrenia v zmysle článku 32 GDPR;
  • Aj Ty v IT budete bezodkladne a v čo najväčšej miere pomáhať pri plnení jej povinností reagovať na žiadosti o výkon práv dotknutej osoby v zmysle GDPR;
  • Aj Ty v IT budete bezodkladne a sústavne pomáhať pri zabezpečení plnenia povinností v zmysle článku 32 až 36 GDPR, samozrejme s prihliadnutím na povahu spracúvania osobných údajov;
  • na základe rozhodnutia Aj Ty v IT zo svojich serverov vymažete všetky poskytnuté osobné údaje vrátane ich kópií a Aj Ty v IT vrátite nezlikvidované fyzické dokumenty obsahujúce osobné údaje, ak ich nemusíte uchovať podľa práva Slovenskej republiky alebo práva Európskej únie;
  • Aj Ty v IT poskytnete všetky informácie potrebné na preukázanie splnenia povinností vyplývajúcich z GDPR a za týmto účelom jej umožníte vykonanie auditu a kontroly spracúvania osobných údajov; a
  • Aj Ty v IT bezodkladne informuje o podozrení z porušenia ochrany osobných údajov, alebo o nevhodnom pokyne Aj Ty v IT v súvislosti so spracúvaním osobných údajov.

Pri spracúvaní osobných údajov dotknutých osôb platí nasledovné:

  • účelom spracúvania osobných údajov je organizovanie a propagácia vzdelávacieho podujatia;
  • na spracúvanie osobných údajov dotknutých osôb sa aplikuje právny základ plnenia zmluvy, prípadne oprávnený záujem, avšak v niektorých prípadoch (napr. zverejnenie fotografie alebo videa, ktoré zreteľne a priamo zachytáva fyzickú podobu dotknutej osoby) je potrebné získať ich súhlas;
  • osobné údaje je možné spracúvať najdlhšie po dobu nevyhnutnú na naplnenie účelu spracúvania osobných údajov, prípadne trvania súhlasu dotknutej osoby alebo do momentu, kým Aj Ty v IT požiada o vymazanie poskytnutých osobných údajov;
  • osobnými údajmi sa rozumejú najmä: meno, priezvisko, e-mail, telefónne číslo, fotografia, videozáznam, mesto pobytu, navštevovaná škola/zamestnanie, rok narodenia, podpis a prípadne meno, priezvisko a podpis zákonného zástupcu;
  • dotknuté osoby sú kategorizované ako fyzické osoby, ktoré sa prihlásili na vzdelávacie podujatie a prípadne zákonní zástupcovia takýchto dotknutých osôb;
  • osobné údaje môžu byť spracúvané neautomatizovanými, čiastočne automatizovanými a plne automatizovanými prostriedkami a zariadeniami.